(Điều 4, Thông tư số 41/2009/TT-BNNPTNT ngày 09/07/2009)

1. Mẫu giống và hồ sơ mẫu giống

Mỗi giống cây trồng được biết đến rộng rãi có 01 mẫu giống và Hồ sơ mẫu giống gồm Tờ khai kỹ thuật mẫu giống cây trồng theo quy định tại mẫu số 4.IV.3 Phụ lục số 4.IV kèm theo Đề mục này và Bản mô tả giống theo quy phạm khảo nghiệm DUS của từng loài cây trồng. Mẫu giống và Hồ sơ mẫu giống được giao nộp hoặc thu thập và lưu giữ theo quy định tại Chương này.

2. Giao nộp mẫu hạt giống

a) Tổ chức, cá nhân có giống cây trồng được biết đến rộng rãi thuộc loài nhân giống hữu tính, như quy định dưới đây, phải giao nộp 01 mẫu hạt giống và Hồ sơ mẫu giống cho Cơ quan lưu giữ mẫu hạt giống (sau đây gọi là Cơ quan lưu giữ) được quy định tại mẫu số 4.IV.1 Phụ lục số 4.IV kèm theo Đề mục này:

- Tổ chức, cá nhân đăng ký công nhận giống cây trồng;

- Tổ chức, cá nhân đăng ký bảo hộ giống cây trồng;

- Tổ chức, cá nhân có giống cây trồng được công nhận;

- Tổ chức, cá nhân có giống cây trồng được cấp bằng bảo hộ hoặc được chuyển nhượng, thừa kế bằng bảo hộ giống cây trồng từ tổ chức, cá nhân khác;

- Tổ chức, cá nhân, không thuộc các đối tượng nêu trên, có giống cây trồng đưa vào  sản xuất, kinh doanh.

b) Cơ quan lưu giữ mẫu hạt giống đồng thời cũng là cơ quan khảo nghiệm tính khác biệt, tính đồng nhất, tính ổn định (khảo nghiệm DUS) của giống cây trồng.

c) Thời điểm giao nộp mẫu hạt giống, tờ khai kỹ thuật và bản mô tả giống (nếu có) quy định như sau:

- Giống cây trồng được đăng ký công nhận giống: Muộn nhất là trước khi giống được công nhận cho sản xuất thử;

- Giống cây trồng được đăng ký bảo hộ: Trước thời vụ gieo trồng khảo nghiệm DUS ít nhất hai mươi ngày;

- Giống cây trồng không thuộc các đối tượng nêu trên: Trước khi đưa giống mới vào sản xuất, kinh doanh.

d) Mẫu hạt giống và hồ sơ mẫu hạt giống được giao nhận trực tiếp hoặc thông qua bưu điện tại Cơ quan lưu giữ. Cơ quan lưu giữ có thể nhận mẫu giống và hồ sơ mẫu hạt giống tại tổ chức, cá nhân có giống cần lưu giữ.

Cơ quan lưu giữ lập Biên bản giao nộp mẫu hạt giống theo mẫu tại mẫu số 4.IV.4 Phụ lục số 4.IV kèm theo Đề mục này. Bản phô tô Biên bản giao nộp mẫu hạt giống được lưu trong hồ sơ công nhận giống hoặc hồ sơ bảo hộ giống mới.

đ) Khối lượng mẫu hạt giống tối thiểu cần lưu giữ theo quy định tại mẫu số 4.IV.2 Phụ lục số 4.IV kèm theo Đề mục này. Chất lượng mẫu hạt giống tối thiểu phải đạt giống xác nhận hoặc tương đương.

e) Tổ chức, cá nhân có dòng bố mẹ tự lưu giữ mẫu giống và cung cấp cho Cơ quan lưu giữ khi được yêu cầu bằng văn bản.

3. Thu thập mẫu hạt giống

a) Cơ quan lưu giữ tổ chức thu thập mẫu hạt giống và lập hồ sơ mẫu hạt giống của các giống địa phương, giống không rõ chủ sở hữu hoặc tác giả giống nhưng đang được sản xuất, kinh doanh.

b) Các tổ chức, cá nhân đang lưu giữ, nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh các giống cây trồng nêu tại điểm a khoản này có trách nhiệm phối hợp với Cơ quan lưu giữ thu thập mẫu giống và lập hồ sơ mẫu giống.

4. Mẫu cây giống, củ giống

Tổ chức, cá nhân có giống cây trồng được biết đến rộng rãi thuộc loài nhân giống vô tính, như quy định điểm a khoản 2 Điều này, tự lưu giữ mẫu cây giống, củ giống và lập Hồ sơ mẫu giống để đáp ứng các yêu cầu sử dụng, không phải giao nộp mẫu giống cho cơ quan lưu giữ.